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Case Study: Digitalizzazione della rete vendita
con Fluentis ERP e Order Sender Enterprise

Un’azienda commerciale italiana con una rete di 15 agenti distribuiti su tutto il territorio nazionale si trovava di fronte a una sfida importante: gestire in modo efficiente il ciclo ordini in un contesto caratterizzato da tempi di approvvigionamento molto lunghi (produzione in Cina) e tempi di vendita estremamente rapidi (48/72 ore).

In questo scenario, la velocità e l’accuratezza nella gestione degli ordini erano fattori critici di successo. Per questo motivo l’azienda ha scelto di adottare un ecosistema integrato basato su Fluentis ERP, Order Sender Enterprise (OSE) e Order Factory, trasformando radicalmente il proprio processo commerciale grazie al supporto consulenziale di iConsult.


I limiti della gestione precedente

La gestione tradizionale degli ordini presentava diversi problemi:

  • Ordini inviati manualmente via email, spesso in formato poco strutturato.Documenti e richieste arrivavano anche sotto forma di immagini fotografiche, difficili da interpretare.
  • Alto rischio di errori nella trascrizione manuale da parte del back office.
  • Ritardi nell’elaborazione, con conseguente difficoltà a rispettare le tempistiche di consegna richieste dai clienti.
  • Mancanza di visibilità in tempo reale sulla disponibilità di prodotti e sullo stato degli ordini.
  • Disallineamento tra vendite, magazzino e produzione, con impatti negativi sulla pianificazione degli approvvigionamenti.

Queste criticità compromettevano l’efficienza operativa e la soddisfazione dei clienti, aumentando anche i costi nascosti legati alla gestione manuale.


La soluzione: Fluentis ERP + Order Sender Enterprise + Order Factory

La svolta è arrivata con l’integrazione tra Fluentis ERP e Order Sender Enterprise, progettata e realizzata insieme al team di iConsult, che ha guidato l’azienda in ogni fase del progetto.

L’analisi preliminare

iConsult ha condotto uno studio approfondito dei processi commerciali esistenti, individuando i punti critici che ostacolavano l’efficienza:

  • eccessiva dipendenza da email e documenti non strutturati,
  • tempi di inserimento e validazione troppo lunghi,
  • difficoltà nel coordinare vendite e pianificazione approvvigionamenti,
  • carenza di dati affidabili e in tempo reale per le decisioni strategiche.

Questa analisi ha permesso di mappare i flussi operativi e di progettare un percorso di digitalizzazione graduale, mirato a ridurre errori e ritardi, senza stravolgere le abitudini degli agenti.

L’implementazione della soluzione

L’integrazione è stata sviluppata in due fasi:

    Fase 1: Order Sender Enterprise (OSE)

    • App intuitiva per gli agenti, accessibile da qualsiasi dispositivo.
    • Funzionamento anche offline: gli ordini possono essere raccolti senza connessione internet e vengono sincronizzati automaticamente con Fluentis ERP al ripristino della rete.
    • Centralizzazione dei dati in ERP, eliminando duplicazioni.
    • Cataloghi aggiornati in tempo reale, con listini, scontistiche e disponibilità prodotti.
    • Comunicazione immediata agli agenti della disponibilità effettiva, con possibilità di proporre soluzioni alternative.
    • Automazione della sincronizzazione: ordini registrati quasi in tempo reale.

      Fase 2: Order Factory

      Per portare la digitalizzazione a un livello successivo, è stato adottato Order Factory, la soluzione di eCommerce B2B derivata da OSE.

      • Ogni cliente aziendale che lo richieda può disporre di un portale eCommerce dedicato, con listini, condizioni di vendita e disponibilità prodotti personalizzati.
      • Gli uffici acquisti dei clienti possono inserire gli ordini in autonomia, con la stessa logica e gli stessi aggiornamenti in tempo reale utilizzati dagli agenti.
      • L’agente non deve più recarsi dal cliente solo per raccogliere ordini, ma per offrire consulenza strategica, diventando una risorsa a supporto dell’azienda e non più un semplice venditore.
      • L’adozione di Order Factory ha rafforzato l’immagine dell’azienda come partner innovativo e tecnologicamente avanzato.

        Benefici ottenuti

        L’adozione della nuova piattaforma ha generato vantaggi significativi:

        • Riduzione drastica degli errori grazie all’eliminazione dell’inserimento manuale.
        • Accelerazione dei processi: da giorni a poche ore tra acquisizione e registrazione ordine.
        • Maggiore controllo: disponibilità immediata di dati per vendite e pianificazione.
        • Produttività degli agenti: meno tempo speso in attività burocratiche, più tempo dedicato ai clienti. 
        • Miglior customer experience: ordini più rapidi, puntuali e precisi.

        Il valore aggiunto di iConsult

        Grazie alla propria esperienza, iConsult ha saputo:

        • gestire la resistenza al cambiamento attraverso formazione mirata agli agenti e al personale di back office,
        • personalizzare la soluzione in base alle peculiarità del settore e ai processi interni dell’azienda,
        • monitorare i risultati post-avvio, fornendo strumenti di analisi KPI per valutare in modo oggettivo il ritorno dell’investimento.

        Analisi: pregi e difetti

        Pregi

        • Ecosistema integrato tra ERP, app agenti ed eCommerce clienti.
        • Funzionamento anche offline con sincronizzazione automatica alla riconnessione.
        • Comunicazione immediata della disponibilità prodotti.
        • Empowerment degli agenti: da raccoglitori di ordini a consulenti di  fiducia.
        • Rafforzamento dell’immagine aziendale come partner innovativo.

         

        Criticità iniziali

        • Necessità di formazione agenti e clienti sull’utilizzo delle nuove piattaforme.
        • Investimento iniziale in licenze e set-up, ammortizzato però nei primi mesi.
        • Alcuna resistenza culturale da parte di chi era abituato alla gestione tradizionale.

        ROI: il ritorno sull’investimento

        L’analisi dei dati nei primi 12 mesi ha evidenziato:

        • Riduzione del 70% degli errori di inserimento ordini, con conseguente risparmio di tempo e costi.
        • Taglio del 50% dei tempi di gestione back office, liberando risorse.
        • Efficienza commerciale aumentata: +15% di tempo degli agenti dedicato alla consulenza.
        • Maggior puntualità nelle consegne, con impatto positivo sulla fidelizzazione dei clienti.
        • ROI inferiore ai 12 mesi, grazie al mix tra efficienza interna, soddisfazione clienti e incremento della percezione di innovazione sul mercato.

        Conclusione

        Il progetto ha trasformato radicalmente il ciclo ordini di questa azienda commerciale, passando da un modello manuale, lento e soggetto a errori a un ecosistema digitale integrato basato su Fluentis ERP, Order Sender Enterprise e Order Factory.

        Gli agenti hanno guadagnato tempo e ruolo, i clienti hanno ottenuto maggiore autonomia e trasparenza, e l’azienda ha rafforzato la propria immagine come partner innovativo e competitivo nel mercato B2B.

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